The Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) is a global health organization committed to our mission of saving lives and reducing the burden of disease in low-and middle-income countries. We work at the invitation of governments to support them and the private sector to create and sustain high-quality health systems.

CHAI was founded in 2002 in response to the HIV/AIDS epidemic with the goal of dramatically reducing the price of life-saving drugs and increasing access to these medicines in the countries with the highest burden of the disease. Over the following two decades, CHAI has expanded its focus. Today, along with HIV, we work in conjunction with our partners to prevent and treat infectious diseases such as COVID-19, malaria, tuberculosis, and hepatitis. Our work has also expanded into cancer, diabetes, hypertension, and other non-communicable diseases, and we work to accelerate the rollout of lifesaving vaccines, reduce maternal and child mortality, combat chronic malnutrition, and increase access to assistive technology. We are investing in horizontal approaches to strengthen health systems through programs in human resources for health, digital health, and health financing. With each new and innovative program, our strategy is grounded in maximizing sustainable impact at scale, ensuring that governments lead the solutions, that programs are designed to scale nationally, and learnings are shared globally.

At CHAI, our people are our greatest asset, and none of this work would be possible without their talent, time, dedication and passion for our mission and values. We are a highly diverse team of enthusiastic individuals across 40 countries with a broad range of skillsets and life experiences. CHAI is deeply grounded in the countries we work in, with majority of our staff based in program countries. Learn more about our exciting work: http://www.clintonhealthaccess.org

CHAI is an Equal Opportunity Employer, and is committed to providing an environment of fairness, and mutual respect where all applicants have access to equal employment opportunities. CHAI values diversity and inclusion, and recognizes that our mission is best advanced by the leadership and contributions of people with diverse experience, backgrounds, and culture.

CHAI has been selected as the Principal Recipient (PR) of the new Global Fund grant (GC7) in the DRC. This grant will cover a three-year period, from October 1, 2024 to December 31, 2026, with a total budget of USD 290,841,637.00.

The main objectives of GC7 are to :

1. Reduce new HIV infections by 95% by 2026,

2. Reduce new infections among infants born to HIV-positive mothers to less than 50 new infections per 100,000 live births,

3. Reduce HIV-related mortality from 31% to 5% by 2027,

4. Help accelerate progress towards the eradication of the tuberculosis epidemic in the DRC by reducing the incidence rate from 318 to 311 per 100,000 inhabitants, and the tuberculosis mortality rate from 44 to 28 per 100,000 inhabitants,

5. Reduce by 95% the stigma, discrimination and social inequalities associated with HIV-TB for PLHIV, key populations and other vulnerable populations.

As PR, CHAI is responsible for setting up a management unit to organize, implement and monitor the project in order to achieve the objectives set.

For the start of activities, CHAI RDC is recruiting a Senior Accountant. Below is a summary of the position and areas of results.

The Principal Accountant is responsible for ensuring that the accounts are kept in a way that reflects, at any given moment, an accurate picture of the accounting for the grants managed by CHAI. He/she supervises the application of accounting recording procedures and techniques, checks entries and analyzes balances with a view to producing high-quality periodic reports within the reporting deadlines defined and agreed with donors.

La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) est une organisation mondiale de santé engagée dans sa mission de sauver des vies et de réduire le fardeau de la maladie dans les pays à revenu faible et intermédiaire. Nous travaillons à l'invitation des gouvernements pour les soutenir, ainsi que le secteur privé, afin de créer et de maintenir des systèmes de santé de haute qualité.

CHAI a été fondée en 2002 en réponse à l'épidémie de VIH/sida dans le but de réduire considérablement le prix des médicaments vitaux et d'accroître l'accès à ces médicaments dans les pays les plus touchés par la maladie. Au cours des deux décennies suivantes, CHAI a élargi son champ d'action. Aujourd'hui, en plus du VIH, nous travaillons en collaboration avec nos partenaires pour prévenir et traiter les maladies infectieuses telles que la COVID-19, le paludisme, la tuberculose et l'hépatite. Notre travail s'est également étendu au cancer, au diabète, à l'hypertension et à d'autres maladies non transmissibles, et nous nous efforçons d'accélérer le déploiement de vaccins vitaux, de réduire la mortalité maternelle et infantile, de lutter contre la malnutrition chronique et d'accroître l'accès aux technologies d'assistance. Nous investissons dans des approches horizontales pour renforcer les systèmes de santé par le biais de programmes de ressources humaines pour la santé, de santé numérique et de financement de la santé. Pour chaque nouveau programme innovant, notre stratégie est fondée sur la maximisation de l'impact durable à grande échelle, en veillant à ce que les gouvernements dirigent les solutions, que les programmes soient conçus pour être mis à l'échelle nationale et que les apprentissages soient partagés à l'échelle mondiale.

Chez CHAI, nos employés sont notre plus grand atout, et rien de tout cela ne serait possible sans leur talent, leur temps, leur dévouement et leur passion pour notre mission et nos valeurs. Nous sommes une équipe très diversifiée de personnes enthousiastes dans 40 pays avec un large éventail de compétences et d'expériences de vie. CHAI est profondément ancré dans les pays dans lesquels nous travaillons, la majorité de notre personnel étant basé dans les pays du programme. En savoir plus sur notre travail passionnant : http://www.clintonhealthaccess.org

CHAI est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à fournir un environnement d'équité et de respect mutuel où tous les candidats ont accès à l'égalité des chances en matière d'emploi. CHAI valorise la diversité et l'inclusion, et reconnaît que notre mission est mieux avancée par le leadership et les contributions de personnes ayant des expériences, des antécédents et des cultures divers.

CHAI a été sélectionné comme récipiendaire principal de la nouvelle subvention du Fonds mondial (CG7) en RDC. Cette subvention couvrira une période de trois ans, du 1er octobre 2024 au 31 décembre 2026, avec un budget total de 290 841 637,00 USD.

Les principaux objectifs du CG7 sont de :

1. Réduire de 95 % les nouvelles infections à VIH d'ici 2026,
2. Réduire les nouvelles infections chez les nourrissons nés de mères séropositives à moins de 50 nouvelles infections pour 100 000 naissances vivantes,
3. Réduire la mortalité liée au VIH de 31 % à 5 % d'ici 2027,
4. Contribuer à accélérer les progrès vers l'éradication de l'épidémie de tuberculose en RDC en réduisant le taux d'incidence de 318 à 311 pour 100 000 habitants, et le taux de mortalité par tuberculose de 44 à 28 pour 100 000 habitants,
5. Réduire de 95 % la stigmatisation, la discrimination et les inégalités sociales associées au VIH-tuberculose pour les personnes vivant avec le VIH, les populations clés et les autres populations vulnérables.

En tant que RP, CHAI est responsable de la mise en place d'une cellule de gestion pour organiser, mettre en œuvre et suivre le projet afin d'atteindre les objectifs fixés.

Pour le début des activités, CHAI RDC recrute un(e) Comptable Senior. Vous trouverez ci-dessous un résumé de la position et des domaines de résultats.

Le comptable principal est chargé de veiller à ce que les comptes soient tenus de manière à refléter, à tout moment, une image précise de la comptabilité des subventions gérées par CHAI. Il supervise l'application des procédures et techniques d'enregistrement comptable, vérifie les écritures et analyse les soldes en vue de produire des rapports périodiques de haute qualité dans les délais définis et convenus avec les donateurs.

Contributes to the quality of periodic reports produced by the UGPR and submitted to the donor:

They ensures the efficient organization of CHAI's accounting department;

• They are responsible for keeping the accounts up to date and correct, in accordance with established standards;
• They are responsible for validating the amounts to be paid in accordance with approved commitments and activity budgets;
• They ensures the eligibility of expenses recorded in the accounts.
• They are responsible for justifying the end-of-period account balances;
• They produces periodic financial and accounting reports;
• They prepares audit assignments (internal and external) and reviews
• They monitors fixed assets
• They participates actively in control, review and audit work
• Supervise the accounting team at national level, but also indirectly the provincial teams
• Ensure compliance with accounting standards, rules and procedures in accordance with the requirements of the Global Fund and other donors;
• Organize analysis and self-auditing of accounts at both UGPR and SR levels.
• Monitor the accounting operations of the UGPR and SRs
• Prepare the request for payment of salaries, taxes and social security and other operating expenses to be submitted to the Finance Manager for validation;
• Oversee the updating of all accounting documents
• Coordinate work plan activities to avoid overlapping field implementation
• Propose operational budgets for validation by the Finance Manager, broken down into quarterly implementation periods
• Monitor the execution of contracts with implementing partners
• Organize archiving activities in line with UGPR-defined procedures
• Contribute to the implementation of price lists at the level of the coordinations and SRs in order to facilitate provincial purchases.
• Be the link for monitoring direct payments made by provincial coordinations on behalf of UGPR
• Monitor the day-to-day accounting of the Coordinations and SR accounts with a view to producing bank reconciliation statements on time.
• Monitor and pre-validate SR expense reviews for accounting at site level
• Monitor the recording of expense reviews in the site's Tom2pro system in accordance with the approved voucher.
• Maintain a monthly dashboard of SR-Reconciliation on disbursements, expenses, advances and pending funds
• Ensure PDUR reporting for the SR component: Disbursements, Advances, Expenses and Cash Balances
• Provide general support for the production of quality PUDRs
• Capacitate the provincial coordination team in fund management according to donor procedures and procedures manual.

Main tasks :

Payment management

• Approve supplier invoice files forwarded to accounting for processing and payment, ensuring that they are bankable, compliant with commitments and accurate before payment vouchers are drawn up for the treasury department;
• Ensure that disbursements to sub-recipients are in line with budgets for approved activities, while guiding the mode of payment that minimizes risk
• Ensures payroll compliance with contracts and liquidation of tax obligations.

Accounting and financial management

• Ensure compliance with accounting standards and principles in bookkeeping;
• Provide coaching and skills development for financial staff;
• Oversee validation of provincial expenditure reviews
• To direct the corrections of the reviews of the analytical and budgetary charges possible for regularization of the entries;
• Contribute to the preparation of grant applications
• Ensure regular monitoring of project commitments;
• Validate bank reconciliation statements and monthly cash closures;
• Oversee the analysis and justification of account balances for each reporting period;
• Ensure that the fixed asset register is kept up to date in the accounting software;
• Supervise the financial and accounting management of grant sub-recipients and the monitoring of sub-recipients' open advances;
• Ensure that sub-beneficiaries' periodic accounts are integrated into the central accounts (consolidation);
• Produce periodic financial reports for coordinations and sub-recipients
• Carry out monthly closing of accounts;
• Contribute to the implementation of a cash flow plan for each project to ensure the availability of financial resources at the appropriate time;
• Contribute to the improvement of the accounting management system;
• Ensure optimal filing of accounting vouchers and documents by accountants and archivists, by implementing record-keeping rules that facilitate the use of archived information, both physically and electronically;
• Participate in the recruitment and evaluation of accounting staff;

Financial reporting

• Prepare periodic publication of advances from debtor structures
• Produce financial statements in accordance with FM and other donor guidelines;
• Under the supervision of the Finance Manager, produce PUDR periodic financial reports within the required timeframe and quality;
• Produce any other financial or budgetary information requested by line management.
  

In addition :

• Participate in PR Finance Unit meeting and some Coordination meetings
• Carries out assignments as required
• Undertakes to ensure optimal implementation of these Policies in its work environment.
• Commits to respecting CHAI's R.E. and Policies (Code of Conduct, Conflict of Interest, Anti-corruption, Whistle blower Policy).
• Carry out any other tasks requested by a line manager.

Audit support

• Prepare audits (internal and external) and reviews
• Contribute to the updating of financial risk mapping for all activities implemented by the projects;
• Contribute to updating the administrative and financial management procedures manual;
• Contribute to compliance with applicable laws and regulations and/or management measures issued by donors;
• Support the updating of the follow-up register of cases of suspected or proven fraud;
• Prepare and facilitate internal and external audits and reviews;
• Participate in the effective implementation of recommendations following audit and review assignments

Contribue à la qualité des rapports périodiques produits par l'UGPR et soumis au donateur :

Ils assurent l'organisation efficace du département comptable de CHAI ;

• Ils sont responsables de la tenue des comptes à jour et correctes, conformément aux normes établies ;
• Ils sont chargés de valider les montants à payer conformément aux engagements et budgets d'activités approuvés ;
• Ils s'assurent de l'éligibilité des dépenses comptabilisées.
• Ils sont chargés de justifier les soldes des comptes de fin de période ;
• Ils produisent des rapports financiers et comptables périodiques ;
• Ils préparent les missions d'audit (interne et externe) et les revues
• Ils surveillent les immobilisations
• Ils participent activement aux travaux de contrôle, d'examen et d'audit
• Encadrer l'équipe comptable au niveau national, mais aussi indirectement les équipes provinciales
• Veiller au respect des normes, règles et procédures comptables conformément aux exigences du Fonds mondial et des autres donateurs ;
• Organiser l'analyse et l'auto-audit des comptes aux niveaux UGPR et SR.
• Surveiller les opérations comptables des UGPR et des SR
• Préparer la demande de paiement des salaires, impôts et charges sociales et autres dépenses de fonctionnement à soumettre au Directeur Financier pour validation ;
• Superviser la mise à jour de tous les documents comptables
• Coordonner les activités du plan de travail pour éviter les chevauchements d'exécution sur le terrain
• Proposer des budgets opérationnels pour validation par le Responsable Financier, répartis en périodes trimestrielles de mise en œuvre
• Surveiller l'exécution des contrats avec les partenaires de mise en œuvre
• Organiser les activités d'archivage conformément aux procédures définies par l'UGPR
• Contribuer à la mise en place des listes de prix au niveau des coordinations et des SR afin de faciliter les achats provinciaux.
• Être le lien pour le suivi des paiements directs effectués par les coordinations provinciales au nom de l'UGPR
• Suivre la comptabilité quotidienne des comptes de coordination et de SR en vue de produire des états de rapprochement bancaire dans les délais.
• Surveiller et pré-valider les revues de dépenses de SR pour la comptabilité au niveau du site
• Surveiller l'enregistrement des notes de frais dans le système Tom2pro du site conformément à la pièce justificative approuvée.
• Tenir à jour un tableau de bord mensuel du rapprochement des SR sur les décaissements, les dépenses, les avances et les fonds en attente
• Assurer le reporting PDUR pour la composante SR : Décaissements, avances, dépenses et soldes de trésorerie
• Fournir un soutien général à la production de PUDR de qualité
• Habiliter l'équipe de coordination provinciale à la gestion des fonds conformément aux procédures et procédures des bailleurs de fonds.

Tâches principales :

Gestion des paiements

• Approuver les dossiers de factures fournisseurs transmis à la comptabilité pour traitement et paiement, en veillant à ce qu'ils soient bancables, conformes aux engagements et exacts avant l'établissement des bordereaux de paiement pour le service de trésorerie ;
• S'assurer que les décaissements aux sous-récipiendaires sont conformes aux budgets des activités approuvées, tout en guidant le mode de paiement qui minimise les risques
• Assure la conformité de la paie aux contrats et la liquidation des obligations fiscales.

Gestion comptable et financière

• Assurer le respect des normes et principes comptables en matière de tenue de livres ;
• Offrir de l'encadrement et du perfectionnement des compétences au personnel financier ;
• Superviser la validation des examens des dépenses provinciales
• Ordonner les corrections des examens des frais d'analyse et de budget éventuellement nécessaires à la régularisation des entrées ;
• Contribuer à la préparation des demandes de subvention
• Assurer un suivi régulier des engagements du projet ;
• Valider les états de rapprochement bancaire et les clôtures mensuelles de trésorerie ;
• Superviser l'analyse et la justification des soldes des comptes pour chaque période de déclaration ;
• S'assurer que le registre des immobilisations est tenu à jour dans le logiciel comptable ;
• Superviser la gestion financière et comptable des sous-récipiendaires de subventions et le suivi des avances ouvertes des sous-récipiendaires ;
• Veiller à ce que les comptes périodiques des sous-bénéficiaires soient intégrés dans les comptes centraux (consolidation) ;
• Produire des rapports financiers périodiques pour les coordinations et les sous-récipiendaires
• Effectuer la clôture mensuelle des comptes ;
• Contribuer à la mise en œuvre d'un plan de trésorerie pour chaque projet afin d'assurer la disponibilité des ressources financières au moment opportun ;
• Contribuer à l'amélioration du système de gestion comptable ;
• Assurer un classement optimal des pièces comptables et des documents comptables par les comptables et les archivistes, en mettant en place des règles de tenue de registres qui facilitent l'utilisation des informations archivées, tant physiquement qu'électroniquement ;
• Participer au recrutement et à l'évaluation du personnel comptable ;

Rapports financiers

• Préparer la publication périodique des avances des structures débitrices
• Produire des états financiers conformément au FM et aux autres directives des donateurs ;
• Sous la supervision du directeur des finances, produire des rapports financiers périodiques PUDR dans les délais et la qualité requis ;
• Produire toute autre information financière ou budgétaire demandée par la hiérarchie.

De plus,:

• Participer à la réunion de l'unité des finances des relations publiques et à certaines réunions de coordination
• Effectuer les tâches qui lui sont confiées
• S'engage à assurer une mise en œuvre optimale de ces politiques dans son environnement de travail.
• S'engage à respecter les R.E. et les politiques de CHAI (Code de conduite, Conflit d'intérêts, Anti-corruption, Politique de dénonciation).
• Effectuer toutes autres tâches demandées par un supérieur hiérarchique.

Soutien à l'audit

• Préparer les audits (internes et externes) et les examens
• Contribuer à la mise à jour de la cartographie des risques financiers pour toutes les activités mises en œuvre par les projets ;
• Contribuer à la mise à jour du manuel de procédures de gestion administrative et financière ;
• Contribuer au respect des lois et règlements applicables et/ou des mesures de gestion émises par les bailleurs de fonds ;
• Appuyer la mise à jour du registre de suivi des cas de fraude présumée ou avérée ;
• Préparer et faciliter les audits et les examens internes et externes ;
• Participer à la mise en œuvre effective des recommandations à la suite de missions d'audit et d'examen

• University degree in economics, financial management is required
• At least 10 years' expertise in a similar role, including 3 years' experience in the accounting department of a donor-funded program.
• Proven knowledge and good practical experience of international donor rules and procedures, as well as financial policies and techniques, particularly with the Global Fund.
• Previous work in a non-governmental organization (NGO), with experience in an international organization.
• Expertise in team training and capacity building, working to ensure quality of work and compliance with established policies and procedures.
• Be rigorous, meticulous and able to work in an unstable environment and be practical in the circumstances.
• Ability to work under pressure
• Ability to write synthetic reports
• Proven ability to build and maintain effective working relationships with partner NGOs, community-based organizations and international donor agencies.
• Very good knowledge of financial and accounting management software such as Tom2PRO WEB is an asset
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Excellent written and oral communication skills in French, knowledge of English is an asset
• Good command of Office suite on Windows, use of Outlook emails
• Good analytical and synthesis skills.
• Good organizational skills, thoroughness and practicality.
• Good interpersonal skills.
• Good teamwork skills.
• Ability to work in a multi-cultural environment.

• Diplôme universitaire en économie, gestion financière est exigé
• Au moins 10 ans d'expertise dans un rôle similaire, dont 3 ans d'expérience dans le service comptable d'un programme financé par des donateurs.
• Connaissance avérée et bonne expérience pratique des règles et procédures des donateurs internationaux, ainsi que des politiques et techniques financières, en particulier avec le Fonds mondial.
• Travail antérieur dans une organisation non gouvernementale (ONG), avec une expérience dans une organisation internationale.
• Expertise en formation d'équipe et en renforcement des capacités, en veillant à la qualité du travail et au respect des politiques et procédures établies.
• Être rigoureux, méticuleux et capable de travailler dans un environnement instable et être pratique dans les circonstances.
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à rédiger des rapports synthétiques
• Aptitude avérée à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec des ONG partenaires, des organisations communautaires et des organismes donateurs internationaux.
• Une très bonne connaissance des logiciels de gestion financière et comptable tels que Tom2PRO WEB est un atout
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français, la connaissance de l'anglais est un atout
• Bonne maîtrise de la suite Office sur Windows, utilisation des emails Outlook
• Bonnes capacités d'analyse et de synthèse.
• Bon sens de l'organisation, rigueur et sens pratique.
• Bonnes compétences interpersonnelles.
• Bonnes compétences en matière de travail d'équipe.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

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